۱. ابتدا کارهای مهم را انجام دهید
این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند را شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آن‌ها بپردازید.
وقتی که کارهای مهم مد نظرتان را به پایان رساندید، می‌توانید بگویید که روز موفقی داشته‌اید. در چنین شرایطی شما امکان این را دارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آن‌ها را به روز بعد موکول کنید چرا که امور ضروری آن روز را انجام داده‌اید.
چنین روشی استرس و دغدغه‌های ذهنی شما را نیز تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد زیرا با رعایت این روش هیچگاه کارهای مهم‌تان که جزو دغدغه‌های اصلی روزانه‌تان است، باقی نخواهد ماند.
۲. نه گفتن را یاد بگیرید
انجام تعهدات زمانی زیاد، می‌تواند به ما بیاموزد که چگونه از پس درگیری‌های مختلف و فشرده‌ی کاری بر آییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می‌تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد.
روش کار به این صورت است که شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به برخی فرصت‌ها و درخواست‌ها جواب منفی دهید.
هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجام آن بر می‌آیید و در مدت زمان مقرر می‌توانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.
۳. حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابید
برخی افراد خیال می‌کنند که با کاهش زمان خواب‌شان می‌‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند و بهره‌وری خود را افزایش دهند؛ چنین روشی نه تنها باعث بهره‌وری بیشتر نمی‌شود بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش می‌دهد و کیفیت زندگی فرد را پایین می‌آورد.
مطالعات نشان می دهد که اکثر افراد برای داشتن عملکرد بهینه‌ی مغزی و بدنی نیاز به ۷ تا ۸ ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه چنین زمان بندی را رعایت کنید پس از مدتی نتایج آن را خواهید دید؛ بنابراین هیچگاه خواب و تاثیر آن را در زندگی دست کم نگیرید.
۴. تمام حواس‌تان را به کاری که انجام می‌دهید متمرکز کنید
تمام پنجره‌های ویندوز را ببندید و تلفن خود را در جایی دور از چشم و به حالت بی صدا قرار دهید. تا حد امکان سعی کنید مکانی دنج و بی سرو صدا برای کارتان پیدا کنید یا اگر مانند خود من جزو افرادی هستید که گوش دادن به موسیقی ملایم در انجام کارها کمک‌تان می‌کند؛ می توانید از موسیقی‌های کلاسیک یا صدای طبیعت در حین انجام کار بهره بگیرید.
سعی کنید تا به کاری که انجام می‌دهید متمرکز شوید و خود را در آن غرق کنید و به چیز دیگری فکر نکنید.
۵. انجام کارها را به تعویق نیاندازید
تقریبا همه‌ی ما از به تعویق انداختن کارهایمان رنج می‌بریم و همیشه در ذهنمان برای کارهای عقب مانده برنامه ریزی می‌کنیم ولی در نهایت کاری انجام نمی‌دهیم. جمله‌ی معروف “از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد” نیز اشاره به همین مشکل دارد.
راه حل این مشکل انجام سریع کارهای به تعویق افتاده است به بیان دیگر در انجام کارها سعی کنید تعلل نکنید و بلافاصله شروع به انجام آن نمایید. چنین رویه‌ای در انجام کارها باعث می‌شود که شما استرس کمتری داشته باشید و کارهای‌تان به سرعت پیش برود. رمز موفقیت در این روش، مصمم بودن و پایداری در انجام و به پایان رساندن کارهاست.
۶. اجازه ندهید که جزئیات کم اهمیت سرعت و انگیزه‌ی شما را کاهش دهد
اغلب اوقات به دلیل توجه بیش از اندازه به جزئیات، مدت زمان انجام پروژه‌ها افزایش قابل توجهی می‌یابد. کمال‌گرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث می‌شود که پروژه‌های شما با تاخیر مواجه شوند.
راهکاری که در این راستا وجود دارد تکمیل پروژه و توجه به جزئیات پس از اتمام کار است. برای نیل به این منظور بهتر است کارهای اصلی و عمده‌ی پروژه را به طور کامل انجام دهیم و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگی‌ها و بهبود مشکلات جزئی شویم.
۷. وظایف مهم و کلیدی را در خود تبدیل به عادت نمایید
نویسنده‌ای را در نظر بگیرید که مدام در حال نوشتن است و نوشتن امری منظم و همیشگی برای او به شمار می‌رود. به عنوان مثال تکمیل و بروزرسانی مقالات و رسیدگی به کارهای دانشجویان و تهیه و ارسال متون مختلف و مکاتبات اداری جزئی از کارهای روزمره‌ی این فرد به شمار می‌رود. شاید به لحاظ کمی، حجم نوشتن این فرد همانند بسیاری افراد دیگر باشد اما به دلیل ماهیت منظم و همیشگی، این کار برای او قابل کنترل‌تر است زیرا نوشتن برای او تبدیل به یک عادت شده است. چنین روالی به ندرت به هم می‌خورد زیرا این کار در ذهن او تبدیل به عادت شده است. عادت کردن به امور مهم و کلیدی باعث می‌شود تا از انجام آن‌ها لذت ببریم.
۸. در خصوص وقتی که صرف تلویزیون و اینترنت و بازی‌های رایانه‌ای می‌کنید واقع بین باشید
صرف وقت زیاد برای مرور پیام‌های تویتری و چک کردن شبکه‌های اجتماعی و تماشای تلویزیون و فیلم می‌تواند موجب افت شدید کارایی روزانه‌ی فرد گردد.
بهتر است در خصوص صرف وقت برای فعالیت‌های مذبور دقت بیشتری به خرج دهید و هر فعالیتی که وقت بیشتری از شما می‌گیرد را کاهش دهید.
۹. برای تکمیل و اتمام کارهای‌تان محدودیت زمانی قرار دهید
سعی کنید تفکر اشتباه “این کار را شروع می‌کنم و تاجایی ادامه می‌دهم که تمام شود” را با “این کار را تا سه ساعت تمام می‌کنم” جایگزین نمایید.
۲۱ نکته‌ی مدیریت زمان برای رسیدن به کارایی بالاتر
محدودیت زمانی در انجام کارها علاوه بر افزایش کارایی موجب تمرکز بیشتر افراد می‌شود حتی اگر در نهایت مجبور شوید تا بازه‌ی زمانی اتمام کار را افزایش دهید.
۱۰. مابین کارهای‌تان مدت زمانی را برای تجدید قوا در نظر بگیرید
وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می‌یابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.
فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا در بین کارها و پروژه‌ها باعث می‌شود تا مغزتان یک نفس راحت بکشد. برای داشتن نتیجه‌ی مطلوب‌تر می‌توانید در این فرصت به پیاده روی بروید، مدیتیشن انجام دهید یا به انجام تمرینات رها سازی ذهن بپردازید.
۱۱. هیچگاه به کل لیست بلند بالای کارهایی که باید انجام دهید، فکر نکنید
راحت‌ترین راهی که می‌تواند اراده‌ی شما را متزلزل کند، فکر کردن به لیست بلندبالای کارهایی است که باید انجام دهید. به یاد داشته باشید که چنین کاری هیچ تاثیر مثبتی در انجام امور ندارد و کاری از پیش نمی‌برد.
بهترین راه برای کسب نتیجه‌ی مطلوب، اولویت بندی کارها و تمرکز بر انجام ترتیبی کارها است.
۱۲. شیوه‌ی زندگی سالم را رعایت کنید
مطالعات متعدد نشان از ارتباط مستقیم کارایی بالا با شیوه‌ی زندگی سالم دارد. شیوه‌ی زندگی سالم شامل رعایت نکات مهم مانند خواب کافی، ورزش و تغذیه سالم می‌باشد که باعث افزایش سطح انرژی می‌شود. چنین رویکردی تاثیر مثبت بر کارایی ذهن دارد و موجب تمرکز بیشتر و راحت‌تر در انجام امور می‌شود.